Organizacija događaja – stresan, ali dinamičan posao pun izazova
Da li ste razmišljali o organizaciji nekog događaja, i koliko je vremena i truda potrebno da bi se svi detalji sklopili u jednu celinu?
Organizacija događaja možda deluje kao haotično zanimanje, ali kada imate sistematičan pristup, sa jasno određenim pravilima i procedurama, onda ostavljate miminalno prostora za stres.
Prilikom organizacije događaja postoji nekoliko važnih koraka kojih bi trebalo da se pridržavate kako bi vaš događaj prošao uspešno.
Jedan od najvažnijih koraka jeste cilj događaja, odnosno šta želite da postignete održavanjem određenog događaja. Nakon toga sledi definisanje budžeta, zatim odabir lokacije, a samim tim i prostora i smeštajnih kapaciteta, zatim promocija događaja, brendiranje prostora, i ostalih pratećih detalja.
Da li ćete vaš događaj organizovati u urbanoj ili ruralnoj sredini svakako zavisi od cilja vašeg događaja, i kojoj je grupi namenjen.
U zavisnosti od budžeta možete i birati određene lokacije, ali i hotele određene kategorizacije. Neretko se dešava da organizatori žele da svoj događaj održe u, na primeru hotelu sa 5* ili u nekom ekskluzivnom event prostoru, ali im budžet to ne dozvoljava.
Važno je da se prilikom organizovanja događaja vodi računa o mogućnostima i željama, jer mogućnosti su jedno, a želje drugo. Naravno, idealna je situacija kada se mogućnosti i želje poklope, a iskustvo i pravi kontakti imaju velikog uticaja da se to i desi.
Kako pronaći odgovarajući prostor?
Ovo pitanje je jedno od najčešćih pitanja koje organizatori događaja sebi postavljaju.
Koji prostor odabrati za svoj događaj? Da li prednost dati hotelu ili event prostoru? Možda ne znate koji se hoteli nalaze u kom mestu, kao ni koji su njihovi smeštajni i kongresni kapaciteti, a ni utiske prethodnih gostiju. Ocene hotela mogu se pronaći na sajtovima Booking i TripAdvisor. Međutim utisci i potrebe individualnih gostiju razlikuju se od grupa koje treba da borave na seminaru, konferenciji ili tim bildingu.
Postoje određeni portali koji su namenjeni organizatorima događaja, specijalizovani za pretragu hotela, prostora i agencija baš za razne vrste događaja.
Prema istraživanju SEEbtm magazina organizatori događaja iz našeg regiona najčeće događaj oganizuju u:
- hotelima 88 %
- event prostorima 36%
- kongresnim centrima 27 %
- restoranima 24%
- specijalnim prostorima 21%
- hotelskim resortima 18 %.
Kada govorimo o načinu na koji donose odluku, na prvom mestu je lično iskustvo (56%), kao i preporuka (44%). Zatim slede samostalno pretraživanje interneta (35%), kao i korišćenje portala. Usluge agencija i sajtova kao što su booking.com i tripadvisor.com imaju udeo od 12% prilikom načina donošenja odluke, prema ovom istraživanju.
U svakom slučaju, u zavisnosti od cilja vašeg događaja, broja učesnika i budžeta kojim raspolažete možete doneti odluku o odabiru odgovarajućeg prostora. Kao organizator nekog događaja moraćete da koordinišite sa nekoliko strana, ali i da u isto vreme vodite računa o velikom broju detalja.
Nove tehnologije za nezaboravne događaje
Možda poželite da potpuno oduvate publiku na svom događaju i da uradite nešto što nikada ranije nije bilo viđeno na ovim prostorima. Napravite scenu iz načuno-fantastičnih filmova, organizujte predavanje preko holograma!
Ne samo da ćete ostaviti publiku u čudu, već ćete ostvariti povećanje pažnje i vaš predavač će efektivnije moći da prenese temu svog govora.
Ovakav pristup ima i značajane praktične koristi, a ne samo VAU efekat. Možete značajno da smanjite transportne troškove tako što ćete prikazati govornika iz bilo kog dela sveta. Takođe se osiguravate da ne ostanete bez govornika usled nepredviđenih okolnosti.
Osmišljavanje kreativnih načina koji će određeni događaj podići na viši nivo je najmanji problem u procesu organizacije događaja. Glavni problem i izazov jeste kako da napravite ravnotežu između želja klijenata, mogućnosti i ograničenog budžeta. To je ono što izdvaja dobre agencije od ostalih.
Organizacija događaja je dinamičan posao, koji je pun izazova, ali koji donosi i veliko zadovoljstvo. Ne postoji bolji osećaj, kada se događaj završi a vi dobijate samo pozitivne komentare od učesnika. Naravno, postoje ponekad i oni negativni, ali nemojte da vas to obeshrabri. Iskoristite ih kako biste sledeći put bili bolji i još uspešniji.
